Основное определение тайм-менеджмента из 70х годов говорит о способах управления временем. У нас вечно «не хватает времени». Современные методики пришли к тому, что нам нужно не время, а эффективное управление. Причём не временем, а собой, своим разумом, здоровьем и жизнью.

Современный тайм-менеджмент включает в себя приоретизацию, делегирование, декомпозицию, здравую оценку проекта, а также чередование видов деятельности и анализ своей трудовой эффективности в долгосрочном планировании.

О том, как человечество пришло к нынешней структуре управления временем и процессами рассказывает Анна Рубцова.

Делегирование в сказках: дедлайн вечера мудренее

Отношение ко времени в разных культурах было неодинаковым. Но то, что сделало нас людьми, труд — оставался с нами всегда. Отношение к рабочему времени также было разным. В магических культурах время было чем-то сакральным, связанным с миром духов и потусторонним. Например, в архаичной сказке о Василисе Прекрасной героиня встречает трёх всадников: день, зарю и ночь. Эти фольклорные элементы занимаются тем, что управляют ходом солнца. В сказках герою задают непосильную работу: за день вспахать поле, вырастить и испечь хлеб, или за ночь выткать ковер. Это гиперболизированный экзамен на право героя занимать заявленную позицию.  При этом герою помогают волшебные помощники. Получается, умение делегировать, разбивать проект на этапы и не сдаваться, когда видишь большую задачу, было важно уже тогда и являлось критерием зрелости, базовым умением взрослого человека.

Как управлять рабами: остерегайся выгорания

Тайм-менеджмент рабовладельческих государств бронзовой эпохи сводился к сложной системе трудовых повинностей для разных каст. Именно эти цивилизации, шумерская и египетская, оставили нам часы и календарь для определения рабочих часов. Управление временем работников сводилось к набору правил и обязанностей.

Пособия по управлению работой и временем мы находим и у древних римлян. Сенека писал к своему другу о праздном и непраздном времени (для трудов и для удовольствия), о ведении дневников и об анализе проведенного времени. А Марк Сидоний Фалц в своем «Пособии по управлению рабами» давал указания как по менеджменту команд (сколько человек нужно на команду, чтобы начать здравое соревнование между работниками), так и по распределению времени рабочих. Автор не рекомендовал уходить полностью в работу, описывал выгорание и советовал чередовать работу с отдыхом и поощрениями, при этом следить, чтобы не случалось приступов лени и саботажа.

Корпоративы Средневековья

Средневековые крестьяне смотрели на рабочее время, как на неизбежное зло. По христианским понятиям человек согрешил и был наказан тяжелым трудом. Когда труд становился слишком невыносим, а условия жизни — невыносимо тяжелыми (война-чума-голод), устраивались праздники (карнавалы и оргии). Но средневековые люди, даже дети, работали с утра и до ночи. Распорядок дня был обязателен для всех сословий.

Возрождение с его высокой смертностью крестьян от чумы и возросшим интересом к античности пошатнуло эти взгляды. В эпоху Возрождения появляется то утопистское, во многом механистическое отношение к человеку, как с одной стороны — к идеалу и мерилу всех вещей, а с другой стороны — как к чему-то рационалистическому, что можно изучить, вписать в рамки, как витрувианского человека — в золотое сечение.

Гуманисты и просвещение — за правильную приоретизацию

Гуманист Альберти, Леон Батиста (предшественник Да Винчи) сочиняет не только планы идеальных городов (вслед за Платоном), но и планы идеального распорядка дня человека. Цитата о неизменному спехе того, кто проводит время с пользой — из его работ. Он же предлагает не только записывать свои дела и анализировать после, но и создавать распорядок дня, проставляя приоретизацию. Приоритеты он расставляет просто: сначала работа, потом учеба, потом развлечения.

Просвещенческий восемнадцатый и механистический девятнадцатый век продолжили традицию гуманизма. Бенджамин Франклин продвинулся в планировании дел настолько, что его метод лежит в основе современного тайм-менеджмента. Именно он придумал, как отделять главное от второстепенного: в пирамиде Франклина нужно сперва определить свои жизненные ценности, потом определить глобальные цели, построить генеральный план жизни, потом поделить его на отрезки помельче: на годы, на ближайшее время и на день.

Тайм менеджмент XX века и последующие за ним открытия

В период индустриализации с появлением техники тайм-менеджмент понадобилось усовершенствовать, потому что в отличие от рабского труда, труд наемных рабочих более квалифицирован, а стало быть, им нужна другая мотивация и другое управление. В промежутке между серединой XIX и XX веков в истории тайм-менеджмента появляются такие основополагающие техники декомпозиции задач и приоретизации, как принцип Парето и матрица Эйзенхауэра.

Вильфредо Парето был социологом и экономистом. Первоначально этот принцип описывал распределение богатства в социуме. В применении к управлению временем этот принцип гласит «20% усилий приносят 80% дохода» или «80% дел можно закончить за 20% времени». Сегодня это применяется, например, в методике автора книги «Как работать 4 часа в неделю» Тима Ферриса для фрилансеров. Феррис предлагает вычленять наиболее важные задачи и максимально концентрироваться на выполнении, а рутину делать в остальное время, сочетая с отдыхом.

Как найти, которые из задач те самые 20%, подскажет нам Дуайт Эйзенхауэр, генерал и президент — автор матрицы Эйзенхауэра, на сегодняшний день работающей и простой методики для определения приоритетов. Все дела делятся на 4 категории по двум критериям: важность и срочность. Вот есть «важные и срочные», «важные, но не срочные», и также — неважные, срочные и нет. Если не делать «важных, но не срочных» — не будет прогресса, не будет развития. А если сосредоточиться только на срочных-неважных, вы будете тратить на них столько же своих усилий, сколько и на важные. «Срочные, неважные» рекомендуется делегировать, «несрочные, неважные» — удалять, срочные и важные делать, а срочные, но неважные — откладывать, но с четко заданным сроком. Система 4D от Эдварда Рея (do, delegate, delay, delete) поясняет, что делать с матрицей Эйзенхауэра. Но она всё еще не дает подсказки, что же для нас «важные» и «неважные» дела.

Вместе с заводами Форда XX век принес методики автоматизации и рационализации подходов к работе. Это и основы декомпозиции времени Помодоро или метод 90 на 30, и метод трех дел (как вариация — метод девяти дел). Это также и усовершенствованное планирование, например канбан и GTD (Getting Things Done — «доведение дел до завершения» — методика повышения личной эффективности, созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноимённой книге, — Ред.). Первое легло в основу современного образования (уроки или пары, чередующиеся переменами), а второе — плотно вошло в современный менеджмент проектов IT.

Помидорный метод Франческо Чирилло (назван в честь его таймера в виде помидора), достаточно прост и популярен. Рабочий цикл состоит из 25 минут работы и 5 минут отдыха. Через 4 цикла перерыв на 30 минут. Подобную систему 90/30 предлагал Тони Шварц (90 минут работы и 30 минут отдыха, частный случай — 52/17).  Сочетается с приоретизацией «Fresh or fried»: первые подходы на более важные дела, на свежую голову, остальное на менее важные. Важность определяется самостоятельно.

Японская система «Канбан» (досок), впервые введенная на заводе Тойота, подходит к вопросу с точки зрения автоматизации и конвейера. Входящие задачи сортируются, проставляется приоритет, назначается исполнитель, выделяется время на выполнение и дальше эти задачи перекидываются на другие доски: «в процессе» и «сделано». Этот метод лег в основу таких программ проджект менеджмента, как Jira, Trello, Asana, Notion.

Блогер и амбассадор современного образа жизни Надя де Анджелис, автор канала organizatrix рекомендует структурировать в Notion все: от списка для просмотра или прочтения до планировщика гардероба. Бизнесмены часто делегируют рутинные дела секретарю, но даже если нет живого секретаря, программы-планировщики его заменят.

XXI век: выгорание, прокрастинация и нейропсихология

В XXI веке системы работы больших корпораций дали сбой: человечество выходит из гуманистической парадигмы идеального человека. Мы больше не винтики на заводе Тойоты. «Софт скиллз», осознанность и развитие исследований в области психологии, особенно нейропсихологии, привело к тому, что мы больше не можем, как в XVIII веке, считать, что прокрастинация это лень, а лень — это порок. И психологи стали искать волшебную таблетку, средство «встать, взять и сделать».

Современные методики в первую очередь направлены на расширение возможностей человека, преодоление психологических барьеров, улучшение эффективности и производительности мозга, нейрофизиологической целостности человека, а не на следование расписанию. Больше внимания уделяется профилактике выгорания и депрессий.

Пирамида Роберта Дилтса — зеркальное отражение пирамиды Франклина. Это метод приоретизации, понимающий лучше видеть цель. Франклин советует начать с первой ступени, с самоидентификации, а у Дилтса всё начинается с повседневности, первая ступень — ежедневные поступки, материальное окружение. А наверху — роли в жизни. И рекомендация начинать не с верхнего уровня, миссии и самости, а с уровня убеждений. Потому, что если считать себя идеальным работником, но на самом деле не разделять эти ценности, то никакие марафоны успеха не помогут, начнется самосаботаж. Просто потому, что в глубине души человеку не интересно. Чтобы устранить самосаботаж — нужно найти то ограничивающее убеждение, которое тормозит получение тех навыков, которые изменят ситуацию.

Почему эти методы «3 работы в день» могут дать сбой? Любое вкладывание времени и энергии обозначается мозгом, как выполненный пунктик в списке. Для нашего восприятия напряженно думать о выполнении работы и работать — одно и то же.

Вычеркивание в планировщике может как мотивировать, так и демотивировать. Мы часто переносим изо дня в день всё те же списки дел. И когда в конце дня видим много не сделанного, вместо поощрения мозг получает сигнал «это непосильно, мы потратили энергию зря, в следующий раз не стоит и стараться». Метод «зеро инбокс» Мерлина Манна борется с этим. Согласно ему в начале работы надо сесть и разобрать входящие в почте (даже если принцип Парето относит это к 80% рутины). Должно быть нуль оповещений, нуль непрочитанных.  Все обрабатывается по матрице Эйзенхауэра и по 4D (сделать, перенести, делегировать, выкинуть). Метод позволяет расчистить оперативное пространство и положительно влияет на настроение.

Метод декомпозиции проекта — «прогрессивный джипег» Артемия Лебедева (он же «как есть слона»). Приступая к большому проекту, начинать работу от общего к частному. Например, в тексте это план, в макете дизайна — прототип. Как файл JPEGв интернете подгружается, постепенно улучшая качество, но при этом показывая всю картинку, так и проект: лучше «сырой», но целый, чем идеальная одна маленькая часть. Если неизвестно, с чего начинать — следует подняться на уровень выше и начинать со схемы проекта, с определения что, собственно, делаем, и так далее.

Еще один метод преодоления пещерного страха перед невыполнимым — метод слепого письма или упражнения на креативность. Рекомендуют в школах развития и на курсах управления своим временем (в «школе контента» Майи Богдановой, например). Свободное творчество снимает страх перед ответственностью, успокаивает тревогу, связанную с перфекционизмом и комплексом отличника.

Курс по менеджменту проектов «Тессеракт» от современного консультанта, Ульяны Ходоровской, предлагает развивать пространственное воображение, тренировать память и наладить биологические часы. В первую очередь учит не планировать дела, а повысить эффективность и производительность. Управлять не временем, но собой. Не быть «идеальным человеком», а быть тем, кем ты есть на самом деле. И строить планы исходя из возможностей.

Автор: Анна Рубцова